Oggi l’email è un mezzo di comunicazione molto usato. Per questo è indispensabile, anche per un autore, saper scrivere email che siano efficaci, chiare e che invitino il destinatario ad aprirle e a leggerle.
Ecco 5 consigli che possono essere utili nella scrittura di email funzionali.
1) Scrivere l’oggetto dell’email in modo incisivo
L’oggetto dell’email è uno degli elementi fondamentali per convincere il ricevente ad aprire un’email e a cominciarne la lettura. Per questo deve essere breve, deve incuriosire e comunicare in modo esauriente l’argomento principale del messaggio.
2) Scrivere il corpo dell’email in modo leggibile, chiaro e concreto
Per scrivere email efficaci è bene non usare parole astratte che sono più difficili da interpretare in modo corretto. Non scegliere parole altisonanti che rischiano di appesantire la lettura, non scrivere vicine parole che alla lettura risultino cacofoniche.
Scrivere frasi brevi, di circa 25-28 parole, che risultano essere più facilmente leggibili. Scegliere frasi poco complesse, ponendo particolare attenzione agli incisi o alle parentesi che rischiano di rendere difficoltosa la comprensione. Meglio se soggetto, verbo e complemento sono vicini. È anche consigliabile usare la forma attiva.
Scrivere gli argomenti/informazioni più importanti all’inizio dell’email, evitando di scrivere introduzioni lunghe e che effettivamente non dicono nulla di concreto.
Specificare sempre cosa effettivamente si desidera dal ricevente (una risposta, l’invio di un file ecc.)
3) Usare la grafica per migliorare la leggibilità
Nelle email, come nella scrittura in generale nel web, è bene allineare il testo a sinistra. Questo allineamento rende lo scritto a video più leggibile.
Usare lo spazio bianco per facilitare la lettura e anche per evidenziare le frasi e quindi i concetti importanti che si vogliono comunicare.
Limitare a poche parole l’uso del grassetto: solo per quelle parole su cui desideriamo concentrare l’attenzione del lettore.
Si possono scrivere dei titoletti, in neretto, come se fossero etichette, per concentrare le informazioni che trattano gli stessi argomenti.
Usare gli elenchi puntati per comunicare in modo più efficace, per esempio per raggruppare le richieste di determinati documenti, oppure per richiedere determinate azioni da compiere. Con gli elenchi rendiamo il testo più chiaro e più facile da ricordare. Ovviamente devono essere sintetici e possibilmente omogenei.
4) Rileggere prima di inviare
Prima di inviare l’email è fondamentale rileggerla più volte e può essere utile leggerla anche ad alta voce. In questo modo riusciamo a correggere gli errori, capire se è chiaro il concetto che vogliamo comunicare, se abbiamo usato le parole giuste e se al lettore risulta interessante.
5) Aprire e chiudere le email in modo corretto
Non dimenticare mai di aprire e chiudere le email con formule di saluto cortesi e adeguate al rapporto, più o meno informale, che si ha con il ricevente. Occorre anche inserire, alla fine dell’email, la propria firma: nome, cognome e nel caso di email formale anche la professione e le varie modalità per essere contattati.
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